Eine Abrechnungslücke messen, ohne ein Projekt daraus zu machen
Wer bei einem IT-Dienstleister vorschlägt, die Abrechnung zu untersuchen, bekommt fast immer dieselbe Antwort: dafür haben wir gerade keine Kapazität. Das ist berechtigt, wenn man an eine Prozessanalyse denkt, an Workshops, an ein Dokument mit Handlungsempfehlungen.
Es geht kürzer. Der Abgleich braucht zwei Datenquellen und eine Stunde Ihrer Zeit.
Was gebraucht wird
- Ein Export der erfassten Zeiten des letzten abgeschlossenen Monats, mit Kunde, Ticket, Dauer und Abrechnungskennzeichen.
- Ein Export der in diesem Monat gestellten Rechnungen, auf Positionsebene.
- Eine Stunde mit jemandem, der weiß, wie bei Ihnen kategorisiert wird.
Lesezugriff genügt. Es muss nichts geschrieben, nichts umgestellt und niemand geschult werden.
Der Abgleich selbst
Beide Seiten werden auf eine gemeinsame Ebene gebracht, üblicherweise Kunde und Zeitraum, wo möglich Ticket. Dann wird verglichen: Wie viele abrechenbare Stunden wurden erfasst, wie viele sind als Position auf einer Rechnung gelandet.
Die Differenz ist noch keine Lücke. Sie ist eine Liste von Kandidaten. Ein Teil davon löst sich in der Prüfung auf: Vorauszahlungen, Kontingente, Positionen, die im Folgemonat abgerechnet wurden. Was übrig bleibt, ist die Zahl.
Der Schritt, den die meisten auslassen
Die Differenz zu kennen reicht nicht. Interessant wird es erst, wenn man sie nach Ursache sortiert. Vier Kategorien decken in der Praxis fast alles ab: nicht erfasst, falsch kategorisiert, beim Rechnungslauf übersehen, bewusst gestrichen.
Diese Unterscheidung entscheidet über den nächsten Schritt. Fehlende Erfassung braucht eine Erinnerung im Arbeitsfluss der Techniker. Falsche Kategorisierung braucht eine Regel, die vor der Abrechnung greift. Übersehene Positionen brauchen eine Prüfung im Rechnungslauf. Bewusst Gestrichenes braucht gar nichts, außer einer Zahl am Jahresende.
Warum es sich lohnt, das getrennt zu halten
Wer Messung und Umsetzung in einem Projekt zusammenwirft, verliert die Vergleichsbasis. Wenn parallel zur Messung schon etwas verändert wird, lässt sich hinterher nicht mehr sagen, was die Veränderung gebracht hat.
Deshalb steht bei uns die Messung vor der ersten Zeile Code, sie wird schriftlich festgehalten, und beide Seiten bestätigen sie. Ohne diesen Ausgangswert gibt es auch keine Grundlage für eine Garantie.